Comment confirmer une réservation

Lorsqu'un parent réserve votre camp, vous recevez une notification pour l'examiner et la confirmer. Voici comment traiter les nouvelles demandes de réservation.

LORSQUE VOUS RECEVEZ UNE RÉSERVATION

Lorsqu'un parent soumet une réservation pour votre camp, vous êtes averti par :

• Notification par e-mail
• Notification sur le tableau de bord (pastille rouge sur l'icône des réservations)
• Notification push (si activée)

La réservation apparaît dans votre tableau de bord des réservations avec le statut « En attente de confirmation ».

Important : vous avez 72 heures pour répondre — moins si la session commence plus tôt, car la fenêtre se ferme toujours 24 heures avant le début. Passé ce délai, la demande expire automatiquement et l'autorisation de prélèvement sur la carte du parent est levée. Vous pouvez repousser votre propre échéance une fois, de 24 heures. Faire attendre les parents affecte également votre taux de réponse.

EXAMINER LA RÉSERVATION

Avant de confirmer, examinez attentivement les détails de la réservation :

1. Accédez à votre tableau de bord des réservations — Cliquez sur l'icône calendrier dans la barre latérale ou sur la notification. Les réservations en attente de confirmation apparaissent en haut.
2. Cliquez sur la réservation — Ouvrez la réservation pour voir tous les détails : le prénom et l'âge de chaque enfant, les dates de la session, les options supplémentaires sélectionnées et le message du parent. Les informations médicales, alimentaires et de contact d'urgence ne se débloquent qu'après votre acceptation, restent disponibles pendant toute la durée de la réservation, et chaque accès est enregistré — voir « Données familiales : ce que vous voyez, et vos responsabilités ».
3. Vérifiez la disponibilité — Assurez-vous d'avoir de la place pour cet enfant dans la session sélectionnée. Vérifiez que les conditions d'âge sont respectées.

Astuce : si vous avez besoin de plus d'informations de la part du parent, utilisez la fonction de messagerie pour poser vos questions avant de confirmer ou de refuser.

CONFIRMER LA RÉSERVATION

Si tout est en ordre et que vous pouvez accueillir l'enfant :

1. Cliquez sur « Confirmer la réservation » — Ce bouton apparaît en bas du panneau des détails de la réservation.
2. Ajoutez un message de bienvenue (facultatif) — Rédigez un message personnel pour le parent. C'est une excellente façon de faire bonne impression.
3. Confirmez — Cliquez sur confirmer pour finaliser. Le parent est averti immédiatement et le paiement est traité.

Remarque : une fois confirmée, la réservation est engageante. N'annulez que si c'est absolument nécessaire, car cela affecte les plans de la famille et votre taux d'annulation.

CE QUI SE PASSE ENSUITE

Après avoir confirmé une réservation :

• Le parent est averti : il reçoit une confirmation par e-mail et une notification dans l'application
• Le paiement est programmé : l'acompte est prélevé une fois la fenêtre d'annulation gratuite de 24 heures du parent écoulée (immédiatement si le camp commence dans moins d'une semaine)
• La réservation est sécurisée : la place est réservée dans la capacité de votre session
• Vous pouvez échanger des messages : un fil de conversation s'ouvre pour la communication avant le camp

À l'approche de la session, vous devrez peut-être :

• Envoyer les informations avant l'arrivée (liste des affaires à apporter, itinéraire)
• Consulter les réponses de la famille à la section « À fournir avant le camp » dans la réservation — les informations médicales, alimentaires et de contact d'urgence sont recueillies sur la plateforme dans le cadre d'un consentement enregistré ; ne demandez donc jamais aux parents d'envoyer des formulaires par e-mail directement
• Répondre aux questions du parent

Bon à savoir : l'acompte est prélevé une fois la fenêtre d'annulation gratuite de 24 heures du parent écoulée — ou immédiatement, si le camp commence dans moins d'une semaine. Le solde est prélevé dès qu'il devient non remboursable selon votre politique d'annulation, et Stripe verse les fonds sur votre compte bancaire selon son propre calendrier. Voir « Comment fonctionnent les versements » pour plus de détails.