Données des familles : ce que vous voyez et vos responsabilités

Les familles font confiance à World Camps en lui confiant des informations sensibles sur leurs enfants, et cette confiance repose en partie sur le fait de savoir précisément ce que les camps peuvent voir et ce qu'ils doivent en faire. Cet article est le mode d'emploi. Vos obligations contractuelles figurent dans les Conditions Prestataires.

CE QUE VOUS VOYEZ, ET QUAND

La plateforme communique les données des familles par étapes, en fonction de ce dont vous avez réellement besoin à chaque moment :

• Demande de réservation reçue : le prénom et l'âge de chaque enfant, l'identité du demandeur (le lien déclaré par le parent avec l'enfant — mère, père ou tuteur légal), les sessions et options demandées, ainsi que le message du parent. C'est suffisant pour décider si vous pouvez répondre à la demande.
• Après votre acceptation, pendant que la réservation est active : la date de naissance de l'enfant, ainsi que les informations médicales, alimentaires, allergiques et de contact d'urgence que le parent a choisi de communiquer.
• Après la fin de la session : votre accès aux informations médicales et de contact d'urgence se ferme automatiquement. Les noms et dates dont vous avez besoin pour vos dossiers restent sur la réservation.

Vous ne voyez jamais : le nom de famille de l'enfant dans les listes, la véritable adresse e-mail du parent, ni quoi que ce soit du profil de la famille au-delà de ce qui figure sur une réservation avec vous.

INFORMATIONS MÉDICALES ET DE CONTACT D'URGENCE — TRAITÉES AVEC SOIN, ET TRACÉES

Chaque consultation des informations médicales ou de contact d'urgence d'un enfant est enregistrée dans un journal d'audit permanent, indiquant qui l'a consultée et quand. Il ne s'agit pas de surveiller votre équipe — c'est le mécanisme qui nous permet d'affirmer honnêtement aux parents que les données de santé de leur enfant ne sont jamais consultées que par le camp qui en a besoin. Cela vous protège aussi : si une famille remet un jour en question le traitement des données, le journal montre que votre équipe a consulté exactement ce qui était nécessaire pour organiser la session.

Utilisez les indicateurs médicaux du tableau de bord et le panneau de contact d'urgence pendant la période de réservation active. Ne copiez pas les détails médicaux dans vos propres tableurs, e-mails ou CRM — l'information reste disponible dans votre tableau de bord pendant tout le temps où vous en avez légitimement besoin.

LE CONTACT AVEC LES PARENTS PASSE PAR LE RELAIS

L'adresse e-mail que vous voyez sur une réservation est un alias relais World Camps (elle se termine par @relay.world-camps.org). Elle redirige vers la boîte de réception réelle du parent tant que la réservation est active, et c'est le seul canal e-mail dont vous avez besoin — les pièces jointes et les réponses y transitent normalement. La messagerie intégrée à l'application fonctionne en complément.

Ceci est voulu : les parents réservent plus volontiers lorsqu'ils savent qu'une réservation ne les inscrit jamais à des listes de diffusion. La sollicitation de contact en dehors de la plateforme constitue une violation des Conditions Prestataires.

COLLECTER DES INFORMATIONS AUPRÈS DES FAMILLES

Tout ce dont vous avez besoin avant le camp — détails médicaux, besoins alimentaires, contacts d'urgence, niveau de natation — est collecté sur la plateforme via la liste « À fournir avant le camp » de la réservation, sous le consentement enregistré du parent. Ne demandez jamais aux parents de vous envoyer par e-mail des formulaires médicaux ou de consentement : cela ferait sortir des données sensibles concernant un enfant de l'environnement protégé et tracé, et cela ferait peser toute la charge de conformité sur vous seul.

VOS RESPONSABILITÉS EN BREF

• N'utilisez les données des familles que pour répondre aux familles qui vous ont contacté et pour organiser la session réservée — pas de listes marketing, pas de revente. Si vous téléchargez vos demandes, ne conservez le fichier que le temps nécessaire pour assurer le suivi, puis supprimez-le ensuite.
• Limitez l'accès aux membres du personnel qui en ont besoin, pendant la saison où ils en ont besoin.
• Si vous soupçonnez un incident de sécurité impliquant des données de la plateforme, prévenez-nous immédiatement à privacy@world-camps.org afin que nous puissions gérer ensemble les obligations de notification.

Bon à savoir : ce modèle d'accès par étapes existe pour que VOUS puissiez dire en toute honnêteté aux parents hésitants que votre camp voit exactement ce dont il a besoin pour s'occuper de leur enfant — pas plus, pas avant, pas plus longtemps. Les camps nous disent que cela aide à conclure les réservations.