Données des familles : ce que vous voyez et vos responsabilités

Les familles font confiance à World Camps pour des informations sensibles concernant leurs enfants, et cette confiance repose notamment sur le fait de savoir précisément ce que les camps peuvent voir et ce qu'ils doivent en faire. Cet article est le mode d'emploi opérationnel. Vos obligations contractuelles figurent dans les Conditions Prestataires.

CE QUE VOUS VOYEZ, ET QUAND

La plateforme communique les données familiales par étapes, en fonction de ce dont vous avez réellement besoin à chaque moment :

• Demande de réservation reçue : le prénom et l'âge de chaque enfant, les sessions et options demandées, ainsi que le message du parent. Cela suffit pour décider si vous pouvez répondre à la demande.
• Après votre acceptation, pendant que la réservation est active : la date de naissance de l'enfant, ainsi que les informations médicales, alimentaires, sur les allergies et sur le contact d'urgence que le parent a choisi de partager.
• Après la fin de la session : votre accès aux informations médicales et au contact d'urgence se ferme automatiquement. Les noms et dates dont vous avez besoin pour vos archives restent associés à la réservation.

Vous ne voyez jamais : le nom de famille de l'enfant dans les listes, la véritable adresse e-mail du parent, ni quoi que ce soit du profil de la famille au-delà de ce qui figure sur une réservation avec vous.

INFORMATIONS MÉDICALES ET D'URGENCE — TRAITÉES AVEC SOIN, ET TRACÉES

Chaque accès aux informations médicales ou au contact d'urgence d'un enfant est enregistré dans un journal d'audit permanent, indiquant qui l'a consulté et quand. Il ne s'agit pas de surveiller votre équipe : c'est le mécanisme qui nous permet de dire honnêtement aux parents que les données de santé de leur enfant ne sont jamais consultées que par le camp qui en a besoin. Cela vous protège aussi : si une famille venait à s'interroger sur le traitement des données, le journal montre que votre équipe a consulté exactement ce qui était nécessaire pour organiser la session.

Utilisez les indicateurs médicaux du tableau de bord et le panneau de contact d'urgence pendant la période active de la réservation. Ne copiez pas les détails médicaux dans vos propres tableurs, e-mails ou CRM — les informations restent disponibles dans votre tableau de bord pendant toute la durée où vous en avez légitimement besoin.

LE CONTACT AVEC LES PARENTS PASSE PAR LE RELAIS

L'adresse e-mail que vous voyez sur une réservation est un alias de relais World Camps (elle se termine par @relay.world-camps.org). Elle redirige vers la véritable boîte de réception du parent tant que la réservation est active, et c'est le seul canal e-mail dont vous avez besoin — les pièces jointes et les réponses transitent normalement par ce canal. La messagerie intégrée à l'application fonctionne en complément.

Ceci est intentionnel : les parents réservent plus volontiers lorsqu'ils savent qu'une réservation ne les inscrit jamais à des listes de diffusion. Solliciter un contact en dehors de la plateforme constitue une violation des Conditions Prestataires.

COLLECTE D'INFORMATIONS AUPRÈS DES FAMILLES

Tout ce dont vous avez besoin avant le camp — détails médicaux, besoins alimentaires, contacts d'urgence, niveau de natation — est recueilli sur la plateforme via la liste « À fournir avant le camp » de la réservation, sous le consentement enregistré du parent. Ne demandez jamais aux parents de vous envoyer directement par e-mail des formulaires médicaux ou de consentement : cela ferait sortir des données sensibles concernant un enfant de l'environnement protégé et tracé, et cela ferait peser toute la charge de conformité sur vous seul.

VOS RESPONSABILITÉS EN BREF

• N'utilisez les données des familles que pour organiser la session réservée — pas de marketing, pas de revente, pas d'exportation vers vos propres outils.
• Limitez l'accès aux membres du personnel qui en ont besoin, pendant la saison où ils en ont besoin.
• Si vous suspectez un incident de données impliquant les données de la plateforme, prévenez-nous immédiatement à privacy@world-camps.org afin que nous puissions gérer ensemble les obligations de notification.

Bon à savoir : ce modèle d'accès par étapes existe pour que VOUS puissiez dire en toute honnêteté aux parents hésitants que votre camp ne voit que ce dont il a besoin pour s'occuper de leur enfant — ni plus, ni plus tôt, ni plus longtemps. Les camps nous disent que cela permet de conclure des réservations.