ファミリーデータについて:見える範囲とキャンプ側の責任

World Camps では、保護者の皆様から大切なお子様に関する機密情報をお預かりしており、キャンプ側が何を閲覧でき、それをどう扱う義務があるのかを明確にすることが、その信頼の一部となっています。この記事はその運用マニュアルです。契約上の義務については、Provider Terms をご確認ください。

閲覧できる情報とそのタイミング

本プラットフォームは、各時点で実際に必要な情報のみを段階的に公開します。

• 予約リクエスト受信時: 各お子様の名前と年齢、申込者(保護者がお子様との続柄として申告した内容 — 母親、父親、法的保護者)、申し込まれたセッションとオプション、そして保護者からのメッセージ。これだけで対応可否を判断できます。
• 承認後、予約が有効な間: お子様の生年月日、および保護者が共有を選択した医療・食事・アレルギー・緊急連絡先情報。
• セッション終了後: 医療情報および緊急連絡先情報へのアクセスは自動的に終了します。記録に必要な氏名と日付は予約に残ります。

閲覧できないもの: 名簿上のお子様の姓、保護者の実際のメールアドレス、またご自身との予約情報以外のご家族のプロフィール情報です。

医療・緊急連絡先情報 — 慎重な取り扱いと記録

お子様の医療・緊急連絡先情報へのアクセスはすべて、誰がいつ閲覧したかとともに、恒久的な監査ログに記録されます。これはキャンプ側のチームを監視するためのものではなく、保護者の皆様に対して「お子様の健康情報は、必要とするキャンプのみが閲覧する」ということを正直にお伝えするための仕組みです。これはキャンプ側を守るものでもあります。万が一ご家族がデータの取り扱いについて疑問を持たれた場合でも、ログによって、セッション運営に必要な範囲だけをチームが閲覧したことを証明できます。

予約が有効な期間中は、ダッシュボードの医療フラグおよび緊急連絡先パネルをご利用ください。医療情報を自社のスプレッドシート、メール、CRM にコピーしないでください。情報は、正当に必要とする期間中ずっとダッシュボード上で閲覧可能な状態に保たれます。

保護者との連絡はリレーを経由します

予約画面に表示されるメールアドレスは、World Camps のリレーエイリアス(@relay.world-camps.org で終わります)です。予約が有効な間、保護者の実際の受信箱に転送され、これが必要な唯一のメールチャネルです — 添付ファイルや返信も通常どおりこのアドレスでやり取りできます。アプリ内メッセージ機能も併用できます。

これは意図的な仕組みです。予約をしても自分がメーリングリストに登録されることはないと分かっていれば、保護者はより安心して予約できます。プラットフォーム外での連絡先の取得・勧誘は Provider Terms 違反となります。

ご家族からの情報収集について

キャンプ前に必要な情報 — 医療詳細、食事に関する要望、緊急連絡先、水泳レベルなど — はすべて、予約内の「キャンプ前に必要な項目」チェックリストを通じて、保護者が記録した同意のもとでプラットフォーム上で収集されます。医療情報や同意書を保護者に直接メールで送ってもらうよう依頼することは絶対にしないでください。これは、お子様の機微な情報を保護され記録される環境の外に出してしまうことになり、コンプライアンス上の責任をキャンプ側だけが負うことになります。

責任の概要

• ご家族のデータは、問い合わせをくださったご家族への対応と、予約されたセッションの運営のためにのみご利用ください — マーケティングリストへの利用や第三者への販売は禁止です。問い合わせ内容をダウンロードした場合は、フォローアップに必要な期間だけ保管し、その後は削除してください。
• 必要なスタッフに、必要なシーズンの間だけアクセスを限定してください。
• プラットフォームのデータに関わるインシデントの疑いがある場合は、直ちに privacy@world-camps.org までご連絡ください。通知対応を共同で進めます。

知っておくと安心: この段階的アクセスモデルは、迷っている保護者の方に対して、キャンプ側が「お子様のケアに必要な情報だけを、必要な時にだけ、必要な期間だけ見ている」と正直に伝えられるようにするためのものです。これが予約の後押しになると、多くのキャンプからお声をいただいています。