ファミリーデータについて:見える範囲とキャンプ側の責任

ご家族はお子さまに関する機密情報をWorld Campsに託してくださっています。その信頼を守るためには、キャンプ側がどの情報を見ることができ、それをどう扱う義務があるのかを正確に理解しておくことが欠かせません。本記事はその運用マニュアルです。契約上の義務についてはProvider Termsをご確認ください。

いつ、何が見えるのか

プラットフォームは、その時点で本当に必要な情報だけを段階的に開示します。

• 予約リクエスト受信時:各お子さまの名前(ファーストネーム)と年齢、申し込まれたセッションとオプション、保護者からのメッセージ。これだけで、そのリクエストに対応できるかどうかを判断できます。
• 予約を承諾した後、予約が有効な間:お子さまの生年月日に加え、保護者が共有を選択した医療情報、食事制限、アレルギー情報、緊急連絡先。
• セッション終了後:医療情報および緊急連絡先へのアクセスは自動的に終了します。記録として必要な氏名や日付は予約データ上に残ります。

決して見ることができないもの:名簿上のお子さまの姓、保護者の実際のメールアドレス、貴施設との予約に含まれる情報以外のご家族のプロフィール情報。

医療・緊急連絡先情報 ― 慎重な取り扱いと記録

お子さまの医療情報や緊急連絡先情報へのアクセスは、誰がいつ閲覧したかとともに、恒久的な監査ログに記録されます。これは貴施設のスタッフを監視するためのものではなく、「お子さまの健康データは必要とするキャンプにのみ開示されている」ということを保護者に正直にお伝えするための仕組みです。同時に貴施設を守るものでもあります。万が一ご家族からデータの取り扱いについて問い合わせがあった場合、ログによって、セッション運営に必要な範囲のみをスタッフが閲覧したことを証明できます。

予約が有効な期間は、ダッシュボードの医療フラグと緊急連絡先パネルをご利用ください。医療情報を独自のスプレッドシートやメール、CRMにコピーしないでください。正当に必要な期間中は、情報がダッシュボード上で常に確認できるようになっています。

保護者との連絡はリレーを経由します

予約画面に表示されるメールアドレスは、World Campsのリレーエイリアス(@relay.world-camps.orgで終わります)です。予約が有効な間、保護者の実際の受信箱に転送され、これが必要なメール連絡手段のすべてです。添付ファイルや返信も通常どおりこのアドレスを通してやり取りできます。アプリ内メッセージ機能も併用可能です。

これは意図的な設計です。予約をしても勝手にメーリングリストに登録されることがないと分かっているからこそ、保護者は安心して予約に進みます。プラットフォーム外での連絡先の勧誘はProvider Terms違反となります。

ご家族からの情報収集について

キャンプ前に必要な情報 ― 医療情報、食事制限、緊急連絡先、水泳レベルなど ― はすべて、予約内の「キャンプ前に必要な情報」チェックリストを通じて、保護者の同意記録のもとプラットフォーム上で収集してください。医療情報や同意フォームを直接メールで送るよう保護者に依頼することは絶対にしないでください。お子さまに関する特別カテゴリのデータが、保護された記録管理環境の外に出てしまい、コンプライアンス上の責任がすべて貴施設に及んでしまいます。

貴施設の責任のまとめ

• ファミリーデータは、予約されたセッションの運営のみに使用してください。マーケティング、再販、自社ツールへの書き出しは禁止です。
• アクセスできるスタッフを、必要なシーズンの間、必要な人だけに限定してください。
• プラットフォームのデータに関するインシデントが疑われる場合は、直ちにprivacy@world-camps.orgまでご連絡ください。通知対応を一緒に進めます。

知っておくと安心:この段階的アクセスモデルがあることで、迷っている保護者に対して「当施設はお子さまのケアに必要な情報だけを、必要なタイミングで、必要な期間だけ見ています」と正直にお伝えいただけます。多くのキャンプから、これが予約の決め手になっているとの声をいただいています。