So bestätigst du eine Buchung

Wenn Eltern Ihr Camp buchen, erhalten Sie eine Benachrichtigung zur Prüfung und Bestätigung. So gehen Sie mit neuen Buchungsanfragen um.

WENN SIE EINE BUCHUNG ERHALTEN

Wenn Eltern eine Buchung für Ihr Camp absenden, werden Sie benachrichtigt über:

• E-Mail-Benachrichtigung
• Dashboard-Benachrichtigung (rotes Symbol am Buchungs-Icon)
• Push-Benachrichtigung (falls aktiviert)

Die Buchung erscheint in Ihrem Buchungs-Dashboard mit dem Status „Bestätigung ausstehend".

Wichtig: Wenn die Karte der Familie beim Checkout autorisiert wurde, haben Sie 72 Stunden Zeit, um zu reagieren — weniger, wenn die Session früher beginnt, da dieses Zeitfenster immer 24 Stunden vor Beginn endet. Danach läuft die Anfrage automatisch ab und die Kartenreservierung der Eltern wird freigegeben. Sie können diese Frist einmalig um 24 Stunden verlängern. Wurde keine Karte hinterlegt (Sie regeln die Zahlung direkt), bleibt die Anfrage offen, bis die Session beginnt — das genaue Datum steht in der Buchung — und es gibt nichts zu verlängern. Wenn Sie Eltern warten lassen, wirkt sich das außerdem auf Ihre Antwortquote aus.

DIE BUCHUNG PRÜFEN

Bevor Sie bestätigen, prüfen Sie die Buchungsdetails sorgfältig:

1. Gehen Sie zu Ihrem Buchungs-Dashboard — Klicken Sie auf das Kalendersymbol in der Seitenleiste oder auf die Benachrichtigung. Buchungen, die auf Bestätigung warten, erscheinen oben.
2. Klicken Sie auf die Buchung — Öffnen Sie die Buchung, um alle Details zu sehen: Vorname und Alter jedes Kindes, Session-Termine, ausgewählte Extras und die Nachricht der Eltern. Medizinische Angaben, Ernährungshinweise und Notfallkontakte werden erst nach Ihrer Annahme freigeschaltet, bleiben während der aktiven Buchung verfügbar, und jeder Zugriff wird protokolliert — siehe „Familiendaten: Was Sie sehen, und Ihre Verantwortung".
3. Verfügbarkeit prüfen — Stellen Sie sicher, dass für dieses Kind in der gewählten Session noch Platz ist. Prüfen Sie, ob die Altersanforderungen erfüllt sind.

Tipp: Wenn Sie weitere Informationen von den Eltern benötigen, nutzen Sie die Nachrichtenfunktion, um Fragen zu stellen, bevor Sie bestätigen oder ablehnen.

DIE BUCHUNG BESTÄTIGEN

Wenn alles passt und Sie das Kind aufnehmen können:

1. Klicken Sie auf „Buchung bestätigen" — Diese Schaltfläche erscheint unten im Bereich der Buchungsdetails.
2. Willkommensnachricht hinzufügen (optional) — Schreiben Sie eine persönliche Nachricht an die Eltern. Das ist eine großartige Gelegenheit für einen guten ersten Eindruck.
3. Bestätigen — Klicken Sie auf Bestätigen, um den Vorgang abzuschließen. Die Eltern werden sofort benachrichtigt und die Zahlung wird verarbeitet.

Hinweis: Nach der Bestätigung ist die Buchung verbindlich. Stornieren Sie nur, wenn es wirklich notwendig ist, da dies die Pläne der Familie und Ihre Stornoquote beeinträchtigt.

WAS PASSIERT ALS NÄCHSTES

Nachdem Sie eine Buchung bestätigt haben:

• Eltern werden benachrichtigt: Sie erhalten die Bestätigung per E-Mail und In-App-Benachrichtigung
• Zahlung wird eingeplant: Die Anzahlung wird abgebucht, sobald das 24-stündige kostenlose Stornierungsfenster der Eltern endet (sofort, wenn das Camp innerhalb einer Woche beginnt)
• Buchung wird gesichert: Der Platz wird in Ihrer Session-Kapazität reserviert
• Sie können Nachrichten senden: Ein Gesprächsverlauf wird für die Kommunikation vor dem Camp geöffnet

Je näher die Session rückt, müssen Sie möglicherweise:

• Informationen vor der Anreise senden (Packliste, Anfahrt)
• Die Antworten der Familie unter „Vor dem Camp erforderlich" in der Buchung prüfen — medizinische Angaben, Ernährungshinweise und Notfallkontakte werden auf der Plattform unter protokollierter Einwilligung erfasst, bitten Sie Eltern also niemals, Formulare direkt per E-Mail zu senden
• Fragen der Eltern beantworten

Gut zu wissen: Die Anzahlung wird abgebucht, sobald das 24-stündige kostenlose Stornierungsfenster der Eltern endet — oder sofort, wenn das Camp innerhalb einer Woche beginnt. Der Restbetrag wird abgebucht, sobald er gemäß Ihrer Stornierungsrichtlinie nicht mehr erstattungsfähig ist, und Stripe zahlt den Betrag nach eigenem Zeitplan an Ihr Bankkonto aus. Details finden Sie unter „So funktionieren Auszahlungen".