So bestätigst du eine Buchung

Wenn ein Elternteil dein Camp bucht, erhältst du eine Benachrichtigung zur Prüfung und Bestätigung. So gehst du mit neuen Buchungsanfragen um.

WENN DU EINE BUCHUNG ERHÄLTST

Wenn ein Elternteil eine Buchung für dein Camp einreicht, wirst du benachrichtigt über:

• E-Mail-Benachrichtigung
• Dashboard-Benachrichtigung (rotes Symbol am Buchungssymbol)
• Push-Benachrichtigung (falls aktiviert)

Die Buchung erscheint in deinem Buchungs-Dashboard mit dem Status „Bestätigung ausstehend“.

Wichtig: Du hast 72 Stunden Zeit zu reagieren – weniger, wenn die Session früher beginnt, denn das Zeitfenster endet immer 24 Stunden vor Beginn. Danach läuft die Anfrage automatisch ab und die Kartenreservierung der Eltern wird freigegeben. Du kannst deine eigene Frist einmalig um 24 Stunden verschieben. Wenn Eltern lange warten müssen, wirkt sich das außerdem auf deine Antwortquote aus.

DIE BUCHUNG PRÜFEN

Bevor du bestätigst, prüfe die Buchungsdetails sorgfältig:

1. Gehe zu deinem Buchungs-Dashboard — Klicke auf das Kalendersymbol in der Seitenleiste oder auf die Benachrichtigung. Buchungen mit ausstehender Bestätigung erscheinen ganz oben.
2. Klicke auf die Buchung — Öffne die Buchung, um alle Details zu sehen: Vorname und Alter jedes Kindes, Session-Daten, ausgewählte Extras und die Nachricht der Eltern. Medizinische Angaben, Ernährungshinweise und Notfallkontakte werden erst nach deiner Annahme freigeschaltet, bleiben während der aktiven Buchung verfügbar, und jeder Zugriff wird protokolliert — siehe „Familiendaten: Was du siehst und wofür du verantwortlich bist“.
3. Verfügbarkeit prüfen — Stelle sicher, dass du für dieses Kind in der ausgewählten Session noch Platz hast. Überprüfe, ob die Altersanforderungen erfüllt sind.

Tipp: Falls du weitere Informationen von den Eltern benötigst, nutze die Nachrichtenfunktion, um Fragen zu stellen, bevor du bestätigst oder ablehnst.

DIE BUCHUNG BESTÄTIGEN

Wenn alles passt und du das Kind aufnehmen kannst:

1. Klicke auf „Buchung bestätigen“ — Diese Schaltfläche erscheint unten im Buchungsdetail-Panel.
2. Willkommensnachricht hinzufügen (optional) — Schreibe eine persönliche Nachricht an die Eltern. Das ist eine großartige Möglichkeit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
3. Bestätigen — Klicke auf Bestätigen, um den Vorgang abzuschließen. Die Eltern werden sofort benachrichtigt und die Zahlung wird verarbeitet.

Hinweis: Sobald eine Buchung bestätigt ist, ist sie verbindlich. Storniere nur, wenn es unbedingt nötig ist, da dies die Pläne der Familie und deine Stornoquote beeinträchtigt.

WAS PASSIERT DANACH

Nachdem du eine Buchung bestätigt hast:

• Die Eltern werden benachrichtigt: Sie erhalten die Bestätigung per E-Mail und In-App-Benachrichtigung
• Die Zahlung wird geplant: Die Anzahlung wird abgebucht, sobald das kostenlose 24-Stunden-Storno-Fenster der Eltern abgelaufen ist (sofort, wenn das Camp innerhalb einer Woche beginnt)
• Die Buchung ist gesichert: Der Platz wird in deiner Session-Kapazität reserviert
• Du kannst Nachrichten senden: Ein Gesprächsverlauf wird für die Kommunikation vor dem Camp eröffnet

Je näher die Session rückt, desto eher solltest du:

• Informationen für die Anreise senden (Packliste, Wegbeschreibung)
• Die Antworten der Familie unter „Vor dem Camp erforderlich“ in der Buchung prüfen — medizinische Angaben, Ernährungshinweise und Notfallkontakte werden auf der Plattform unter protokollierter Einwilligung erfasst, bitte die Eltern also nie bitten, Formulare direkt per E-Mail zu senden
• Fragen der Eltern beantworten

Gut zu wissen: Die Anzahlung wird abgebucht, sobald das kostenlose 24-Stunden-Storno-Fenster der Eltern abgelaufen ist — oder sofort, wenn das Camp innerhalb einer Woche beginnt. Der Restbetrag wird abgebucht, sobald er gemäß deiner Stornierungsrichtlinie nicht mehr erstattungsfähig ist, und Stripe zahlt gemäß eigenem Zeitplan an dein Bankkonto aus. Weitere Details findest du unter „So funktionieren Auszahlungen“.