Familiendaten: Was Sie sehen und Ihre Pflichten

Familien vertrauen World Camps sensible Informationen über ihre Kinder an, und zu diesem Vertrauen gehört, dass sie genau wissen, was Camps sehen können und was Camps damit tun müssen. Dieser Artikel ist das Betriebshandbuch dazu. Ihre vertraglichen Pflichten finden Sie in den Provider Terms.

WAS SIE SEHEN, UND WANN

Die Plattform gibt Familiendaten stufenweise frei, passend zu dem, was Sie im jeweiligen Moment tatsächlich benötigen:

• Buchungsanfrage eingegangen: Vorname und Alter jedes Kindes, die angefragten Sessions und Zusatzleistungen sowie die Nachricht der Eltern. Das reicht aus, um zu entscheiden, ob Sie die Anfrage erfüllen können.
• Nach Ihrer Annahme, solange die Buchung aktiv ist: das Geburtsdatum des Kindes sowie die medizinischen, ernährungsbezogenen, allergiebezogenen und Notfallkontakt-Informationen, die die Eltern freigegeben haben.
• Nach Ende der Session: Ihr Zugriff auf medizinische Informationen und Notfallkontakte wird automatisch beendet. Namen und Daten, die Sie für Ihre Unterlagen benötigen, bleiben bei der Buchung erhalten.

Sie sehen niemals: den Nachnamen des Kindes in Teilnehmerlisten, die echte E-Mail-Adresse der Eltern oder irgendetwas aus dem Familienprofil, das über die Angaben zu einer Buchung bei Ihnen hinausgeht.

MEDIZINISCHE UND NOTFALLINFORMATIONEN – MIT SORGFALT BEHANDELT UND PROTOKOLLIERT

Jeder Zugriff auf medizinische Informationen oder Notfallkontakte eines Kindes wird in einem dauerhaften Prüfprotokoll erfasst, mit Angabe, wer wann darauf zugegriffen hat. Das ist keine Überwachung Ihres Teams – es ist der Mechanismus, der es uns ermöglicht, Eltern ehrlich zu versichern, dass die Gesundheitsdaten ihres Kindes ausschließlich von dem Camp eingesehen werden, das sie benötigt. Das schützt auch Sie: Sollte eine Familie jemals den Umgang mit Daten hinterfragen, zeigt das Protokoll, dass Ihr Team genau das abgerufen hat, was für die Durchführung der Session erforderlich war.

Nutzen Sie die medizinischen Hinweise im Dashboard und das Notfallkontakt-Panel während des aktiven Buchungszeitraums. Kopieren Sie medizinische Angaben nicht in eigene Tabellen, E-Mails oder CRM-Systeme – die Informationen bleiben in Ihrem Dashboard verfügbar, solange Sie sie berechtigterweise benötigen.

ELTERNKONTAKT LÄUFT ÜBER DIE WEITERLEITUNG

Die E-Mail-Adresse, die Sie bei einer Buchung sehen, ist ein World-Camps-Weiterleitungs-Alias (er endet auf @relay.world-camps.org). Er leitet Nachrichten weiter an den echten Posteingang der Eltern, solange die Buchung aktiv ist, und ist der einzige E-Mail-Kanal, den Sie benötigen – Anhänge und Antworten laufen normal darüber. Die In-App-Nachrichtenfunktion steht ergänzend zur Verfügung.

Das ist beabsichtigt: Eltern buchen bereitwilliger, wenn sie wissen, dass eine Buchung sie nie in einen Mailverteiler einträgt. Kontaktaufnahme außerhalb der Plattform verstößt gegen die Provider Terms.

INFORMATIONEN VON FAMILIEN EINHOLEN

Alles, was Sie vor dem Camp benötigen – medizinische Angaben, Ernährungsbedürfnisse, Notfallkontakte, Schwimmniveau – wird auf der Plattform über die Checkliste „Vor dem Camp erforderlich“ der Buchung erfasst, unter der dokumentierten Einwilligung der Eltern. Bitten Sie Eltern niemals, Ihnen medizinische Formulare oder Einwilligungsformulare direkt per E-Mail zu schicken: Das bringt besonders schützenswerte Daten eines Kindes aus der geschützten, protokollierten Umgebung heraus und verlagert die Compliance-Verantwortung allein auf Sie.

IHRE PFLICHTEN IN KÜRZE

• Nutzen Sie Familiendaten ausschließlich zur Durchführung der gebuchten Session – kein Marketing, kein Weiterverkauf, kein Export in eigene Tools.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Mitarbeitende, die ihn benötigen, und nur während der Saison, in der sie ihn benötigen.
• Falls Sie einen Verdacht auf einen Datenvorfall im Zusammenhang mit Plattformdaten haben, informieren Sie uns sofort unter privacy@world-camps.org, damit wir die Meldepflichten gemeinsam erfüllen können.

Gut zu wissen: Dieses stufenweise Zugriffsmodell existiert, damit SIE zögernden Eltern wahrheitsgemäß sagen können, dass Ihr Camp genau das sieht, was es braucht, um sich um ihr Kind zu kümmern – nicht mehr, nicht früher, nicht länger. Camps berichten uns, dass das Buchungen abschließt.