Familiendaten: Was Sie sehen und Ihre Pflichten

Familien vertrauen World Camps sensible Informationen über ihre Kinder an, und ein Teil dieses Vertrauens besteht darin, dass sie genau wissen, was Camps sehen können und was Camps damit tun müssen. Dieser Artikel ist das Betriebshandbuch dazu. Ihre vertraglichen Pflichten finden Sie in den Provider Terms.

WAS SIE SEHEN, UND WANN

Die Plattform gibt Familiendaten in Stufen frei, passend zu dem, was Sie im jeweiligen Moment tatsächlich benötigen:

• Buchungsanfrage eingegangen: Vorname und Alter jedes Kindes, wer die Anfrage stellt (die angegebene Beziehung des Elternteils zum Kind — Mutter, Vater oder gesetzlicher Vormund), die angefragten Sessions und Zusatzleistungen sowie die Nachricht der Eltern. Das reicht aus, um zu entscheiden, ob Sie die Anfrage annehmen können.
• Nach Ihrer Annahme, während die Buchung aktiv ist: das Geburtsdatum des Kindes sowie die medizinischen, ernährungsbezogenen, Allergie- und Notfallkontaktinformationen, die die Eltern freigegeben haben.
• Nach Ende der Session: Ihr Zugriff auf medizinische Informationen und Notfallkontaktdaten wird automatisch beendet. Namen und Daten, die Sie für Ihre Unterlagen benötigen, bleiben an der Buchung erhalten.

Sie sehen niemals: den Nachnamen des Kindes in Teilnehmerlisten, die echte E-Mail-Adresse der Eltern oder irgendetwas aus dem Familienprofil, das über das hinausgeht, was in einer Buchung bei Ihnen steht.

MEDIZINISCHE UND NOTFALLINFORMATIONEN — SORGSAM BEHANDELT UND PROTOKOLLIERT

Jeder Zugriff auf medizinische oder Notfallkontaktinformationen eines Kindes wird in einem dauerhaften Prüfprotokoll erfasst, mit Angabe, wer wann darauf zugegriffen hat. Das ist keine Überwachung Ihres Teams — es ist der Mechanismus, der es uns erlaubt, Eltern ehrlich zu versichern, dass die Gesundheitsdaten ihres Kindes nur von dem Camp eingesehen werden, das sie tatsächlich benötigt. Das schützt auch Sie: Sollte eine Familie jemals den Umgang mit Daten infrage stellen, zeigt das Protokoll, dass Ihr Team genau das abgerufen hat, was für die Durchführung der Session nötig war.

Nutzen Sie während des aktiven Buchungszeitraums die medizinischen Hinweise im Dashboard und das Notfallkontakt-Panel. Kopieren Sie medizinische Angaben nicht in eigene Tabellen, E-Mails oder CRM-Systeme — die Informationen bleiben in Ihrem Dashboard für die gesamte Zeit verfügbar, in der Sie sie rechtmäßig benötigen.

ELTERNKONTAKT LÄUFT ÜBER DAS RELAY

Die E-Mail-Adresse, die Sie bei einer Buchung sehen, ist ein World-Camps-Relay-Alias (er endet auf @relay.world-camps.org). Er leitet Nachrichten an das echte Postfach der Eltern weiter, solange die Buchung aktiv ist, und ist der einzige E-Mail-Kanal, den Sie benötigen — Anhänge und Antworten laufen normal darüber. Die In-App-Nachrichtenfunktion funktioniert parallel dazu.

Das ist Absicht: Eltern buchen eher, wenn sie wissen, dass eine Buchung sie niemals in Mailinglisten einträgt. Die Kontaktaufnahme außerhalb der Plattform verstößt gegen die Provider Terms.

INFORMATIONEN VON FAMILIEN ERFASSEN

Alles, was Sie vor dem Camp benötigen — medizinische Angaben, Ernährungsbedürfnisse, Notfallkontakte, Schwimmniveau — wird auf der Plattform über die Checkliste „Vor dem Camp erforderlich“ der Buchung erfasst, unter der dokumentierten Einwilligung der Eltern. Bitten Sie Eltern niemals, Ihnen medizinische Angaben oder Einwilligungsformulare direkt per E-Mail zu senden: Das bringt besonders schützenswerte Daten über ein Kind aus der geschützten, protokollierten Umgebung heraus und verlagert die gesamte Compliance-Verantwortung allein auf Sie.

IHRE PFLICHTEN IN KÜRZE

• Nutzen Sie Familiendaten ausschließlich, um den Familien zu antworten, die Ihnen geschrieben haben, und um die gebuchte Session durchzuführen — keine Marketinglisten, kein Weiterverkauf. Wenn Sie Ihre Anfragen herunterladen, bewahren Sie die Datei nur so lange auf, wie Sie sie für die Nachverfolgung benötigen, und löschen Sie sie anschließend.
• Beschränken Sie den Zugriff auf die Mitarbeitenden, die ihn benötigen, und nur während der Saison, in der sie ihn benötigen.
• Falls Sie einen Datenvorfall im Zusammenhang mit Plattformdaten vermuten, teilen Sie uns dies bitte sofort unter privacy@world-camps.org mit, damit wir die Meldepflichten gemeinsam erfüllen können.

Gut zu wissen: Dieses Stufenmodell beim Zugriff existiert, damit SIE zögerlichen Eltern wahrheitsgemäß sagen können, dass Ihr Camp genau das sieht, was es braucht, um sich um ihr Kind zu kümmern — nicht mehr, nicht früher, nicht länger. Camps berichten uns, dass das Buchungen zum Abschluss bringt.