Данные о семьях: что вы видите и за что отвечаете

Семьи доверяют World Camps конфиденциальную информацию о своих детях, и часть этого доверия — понимание того, что именно видят лагеря и что они обязаны с этим делать. Эта статья — инструкция по работе с данными. Ваши договорные обязательства закреплены в Provider Terms.

ЧТО ВЫ ВИДИТЕ И КОГДА

Платформа раскрывает данные семьи поэтапно, в соответствии с тем, что вам действительно нужно на каждом этапе:

• Получен запрос на бронирование: имя и возраст каждого ребёнка, запрошенные сессии и дополнительные услуги, а также сообщение родителя. Этого достаточно, чтобы решить, можете ли вы принять запрос.
• После того как вы приняли запрос, пока бронирование активно: дата рождения ребёнка, а также медицинская, диетическая информация, сведения об аллергиях и экстренных контактах, которыми родитель решил поделиться.
• После завершения сессии: ваш доступ к медицинской информации и экстренным контактам автоматически закрывается. Имена и даты, которые нужны вам для учёта, остаются в бронировании.

Вы никогда не видите: фамилию ребёнка в списках участников, настоящий адрес электронной почты родителя или любые данные из профиля семьи, кроме тех, что относятся к бронированию у вас.

МЕДИЦИНСКАЯ И ЭКСТРЕННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — ОБРАБАТЫВАЕТСЯ АККУРАТНО И ФИКСИРУЕТСЯ

Каждый случай доступа к медицинской информации или экстренным контактам ребёнка фиксируется в постоянном журнале аудита — кто и когда это прочитал. Это не слежка за вашей командой, а механизм, который позволяет нам честно говорить родителям, что данные о здоровье их ребёнка открывает только тот лагерь, которому это действительно нужно. Это защищает и вас: если семья когда-либо усомнится в обращении с данными, журнал покажет, что ваша команда получала доступ ровно к тому, что требовалось для проведения сессии.

Используйте медицинские пометки на панели управления и панель экстренных контактов в течение периода активного бронирования. Не копируйте медицинские данные в свои таблицы, письма или CRM — информация остаётся доступной в вашей панели управления всё то время, пока она вам законно нужна.

СВЯЗЬ С РОДИТЕЛЯМИ ИДЁТ ЧЕРЕЗ РЕТРАНСЛЯТОР

Адрес электронной почты, который вы видите в бронировании, — это псевдоним-ретранслятор World Camps (заканчивается на @relay.world-camps.org). Он пересылает сообщения в реальный почтовый ящик родителя, пока бронирование активно, и это единственный нужный вам канал электронной почты — вложения и ответы проходят через него в обычном режиме. Внутренние сообщения в приложении работают наряду с ним.

Это сделано намеренно: родители охотнее бронируют, когда знают, что бронирование никогда не подписывает их на рассылки. Попытки связаться с родителями в обход платформы нарушают Provider Terms.

СБОР ИНФОРМАЦИИ ОТ СЕМЕЙ

Всё, что вам нужно до начала лагеря — медицинские данные, диетические потребности, экстренные контакты, уровень плавания, — собирается на платформе через чек-лист «Необходимо до лагеря» в бронировании, с зафиксированного согласия родителя. Никогда не просите родителей присылать вам медицинские формы или формы согласия по электронной почте напрямую: это выводит особую категорию данных о ребёнке за пределы защищённой, фиксируемой среды и перекладывает всё бремя соблюдения требований на вас одних.

ВАШИ ОБЯЗАННОСТИ КОРОТКО

• Используйте данные семьи только для того, чтобы отвечать семьям, которые вам написали, и проводить забронированную сессию — никаких маркетинговых рассылок, никакой перепродажи. Если вы скачиваете свои запросы (enquiries), храните файл только столько, сколько нужно для ответа, а затем удаляйте его.
• Ограничивайте доступ сотрудниками, которым он действительно нужен, только на тот сезон, когда он им нужен.
• Если вы подозреваете какой-либо инцидент с данными платформы, немедленно сообщите нам на privacy@world-camps.org, чтобы мы могли вместе выполнить обязанности по уведомлению.

Полезно знать: эта модель поэтапного доступа существует для того, чтобы ВЫ могли честно сказать сомневающимся родителям, что ваш лагерь видит ровно то, что нужно для заботы об их ребёнке — не больше, не раньше и не дольше. Лагеря говорят нам, что это помогает закрывать бронирования.