Данные о семьях: что вы видите и за что отвечаете

Семьи доверяют World Camps конфиденциальную информацию о своих детях, и часть этого доверия — понимание того, что именно лагеря могут видеть и что они обязаны с этим делать. Эта статья — руководство к действию. Ваши договорные обязательства прописаны в Условиях для организаторов.

ЧТО ВЫ ВИДИТЕ И КОГДА

Платформа раскрывает данные семьи поэтапно, в соответствии с тем, что вам действительно нужно в конкретный момент:

• Получен запрос на бронирование: имя и возраст каждого ребёнка, запрошенные сессии и дополнительные услуги, а также сообщение родителя. Этого достаточно, чтобы решить, можете ли вы выполнить запрос.
• После того как вы приняли заявку, пока бронирование активно: дата рождения ребёнка, а также медицинская информация, сведения о питании, аллергиях и контакты для экстренной связи, которыми родитель решил поделиться.
• После окончания сессии: ваш доступ к медицинской информации и контактам для экстренной связи автоматически закрывается. Имена и даты, необходимые для ваших записей, остаются привязаны к бронированию.

Вы никогда не видите: фамилию ребёнка в списках участников, настоящий email родителя, а также любую другую информацию из профиля семьи, кроме той, что относится к бронированию у вас.

МЕДИЦИНСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И КОНТАКТЫ ДЛЯ ЭКСТРЕННОЙ СВЯЗИ — ОБРАБАТЫВАЮТСЯ БЕРЕЖНО И ФИКСИРУЮТСЯ

Каждое обращение к медицинской информации или контактам для экстренной связи ребёнка фиксируется в постоянном журнале аудита с указанием, кто и когда её просматривал. Это не слежка за вашей командой — это механизм, который позволяет нам честно говорить родителям, что данные о здоровье их ребёнка открывает только тот лагерь, которому это действительно нужно. Это защищает и вас: если семья когда-либо усомнится в том, как обрабатываются данные, журнал покажет, что ваша команда обращалась ровно к той информации, которая требовалась для проведения сессии.

Используйте медицинские отметки и панель контактов для экстренной связи на панели управления в течение периода активного бронирования. Не копируйте медицинские данные в собственные таблицы, письма или CRM — информация остаётся доступной в вашей панели управления всё то время, пока она законно вам нужна.

СВЯЗЬ С РОДИТЕЛЯМИ ИДЁТ ЧЕРЕЗ РЕЛЕЙ

Адрес электронной почты, который вы видите в бронировании, — это relay-алиас World Camps (заканчивается на @relay.world-camps.org). Пока бронирование активно, он пересылает письма на настоящий почтовый ящик родителя, и это единственный email-канал, который вам нужен — вложения и ответы проходят через него в обычном режиме. Внутренние сообщения в приложении работают параллельно с ним.

Это сделано намеренно: родители охотнее бронируют, когда знают, что бронирование никогда не подписывает их на рассылки. Попытки связаться с родителями в обход платформы нарушают Условия для организаторов.

СБОР ИНФОРМАЦИИ ОТ СЕМЕЙ

Всё, что вам нужно до начала лагеря — медицинские сведения, особенности питания, контакты для экстренной связи, уровень плавания — собирается на платформе через чек-лист бронирования «Необходимо заполнить перед лагерем», с зафиксированного согласия родителя. Никогда не просите родителей присылать вам медицинские формы или формы согласия по email напрямую: это выводит специальные категории данных о ребёнке за пределы защищённой и фиксируемой среды и перекладывает всю ответственность за соблюдение требований исключительно на вас.

ВАШИ ОБЯЗАННОСТИ КОРОТКО

• Используйте данные семьи только для проведения забронированной сессии — никакого маркетинга, перепродажи или экспорта в собственные инструменты.
• Ограничивайте доступ только теми сотрудниками, которым он нужен, и только на тот сезон, когда он им нужен.
• Если вы заподозрили какой-либо инцидент с данными платформы, немедленно сообщите нам по адресу privacy@world-camps.org, чтобы мы могли вместе выполнить обязанности по уведомлению.

Полезно знать: эта модель поэтапного доступа существует для того, чтобы ВЫ могли честно сказать сомневающимся родителям, что ваш лагерь видит ровно то, что нужно для заботы об их ребёнке — не больше, не раньше и не дольше необходимого. Лагеря говорят нам, что это помогает закрывать больше бронирований.