Dados das Famílias: O Que Vê e as Suas Responsabilidades

As famílias confiam à World Camps informações sensíveis sobre os seus filhos, e parte dessa confiança está em saber exatamente o que os camps podem ver e o que os camps devem fazer com essa informação. Este artigo é o manual de operação. As suas obrigações contratuais estão nos Termos para Organizadores.

O QUE VÊ, E QUANDO

A plataforma liberta os dados da família por fases, alinhadas com aquilo que realmente precisa em cada momento:

• Pedido de reserva recebido: o primeiro nome e idade de cada criança, quem está a pedir (a relação declarada do encarregado de educação com a criança — mãe, pai ou tutor legal), as sessões e extras pedidos, e a mensagem do encarregado de educação. Isso é suficiente para decidir se consegue acomodar o pedido.
• Depois de aceitar, enquanto a reserva está ativa: a data de nascimento da criança, além da informação médica, alimentar, de alergias e de contacto de emergência que o encarregado de educação optou por partilhar.
• Depois de a sessão terminar: o seu acesso à informação médica e de contacto de emergência fecha-se automaticamente. Os nomes e datas de que precisa para os seus registos permanecem na reserva.

Nunca vê: o apelido da criança nas listas, o endereço de email real do encarregado de educação, ou qualquer informação do perfil da família além do que consta numa reserva consigo.

INFORMAÇÃO MÉDICA E DE EMERGÊNCIA — TRATADA COM CUIDADO, E REGISTADA

Todo o acesso à informação médica ou de contacto de emergência de uma criança é registado num registo de auditoria permanente, com quem a leu e quando. Isto não é vigilância da sua equipa — é o mecanismo que nos permite dizer aos encarregados de educação, com honestidade, que os dados de saúde do filho deles só são abertos pelo camp que precisa deles. Também o protege a si: se uma família alguma vez questionar o tratamento de dados, o registo mostra que a sua equipa acedeu exatamente ao que era necessário para realizar a sessão.

Utilize os sinalizadores médicos do painel e o painel de contacto de emergência durante a janela de reserva ativa. Não copie detalhes médicos para as suas próprias folhas de cálculo, emails ou CRM — a informação permanece disponível no seu painel durante todo o tempo em que legitimamente precisa dela.

O CONTACTO COM O ENCARREGADO DE EDUCAÇÃO PASSA PELO RELAY

O endereço de email que vê numa reserva é um alias de relay da World Camps (termina em @relay.world-camps.org). Ele reencaminha para a caixa de entrada real do encarregado de educação enquanto a reserva está ativa, e é o único canal de email de que precisa — anexos e respostas fluem por ele normalmente. A mensagem na aplicação funciona em conjunto com ele.

Isto é deliberado: os encarregados de educação reservam com mais facilidade quando sabem que uma reserva nunca os inscreve em listas de email. A angariação de contacto fora da plataforma viola os Termos para Organizadores.

RECOLHER INFORMAÇÃO DAS FAMÍLIAS

Tudo o que precisa antes do camp — detalhes médicos, necessidades alimentares, contactos de emergência, nível de natação — é recolhido na plataforma através da checklist "Required before camp" da reserva, sob o consentimento registado do encarregado de educação. Nunca peça aos encarregados de educação que lhe enviem por email formulários médicos ou de consentimento diretamente: isso retira dados de categoria especial sobre uma criança do ambiente protegido e registado, e coloca o peso da conformidade apenas sobre si.

AS SUAS RESPONSABILIDADES EM RESUMO

• Use os dados da família apenas para responder às famílias que lhe escreveram e para realizar a sessão reservada — nada de listas de marketing, nada de revenda. Se descarregar os seus pedidos de informação, guarde o ficheiro apenas durante o tempo necessário para dar seguimento, e elimine-o depois.
• Limite o acesso aos membros da equipa que precisam dele, durante a época em que precisam dele.
• Se suspeitar de algum incidente de dados envolvendo dados da plataforma, informe-nos imediatamente através de privacy@world-camps.org para podermos tratar em conjunto os deveres de notificação.

Bom saber: este modelo de acesso faseado existe para que VOCÊ possa dizer aos encarregados de educação mais hesitantes, com toda a honestidade, que o seu camp vê exatamente o que precisa para cuidar do filho deles — nem mais, nem mais cedo, nem por mais tempo. Os camps dizem-nos que isto fecha reservas.