Dados das Famílias: O Que Vê e as Suas Responsabilidades

As famílias confiam à World Camps informações sensíveis sobre os seus filhos, e parte dessa confiança está em saber exatamente o que os camps podem ver e o que os camps devem fazer com essa informação. Este artigo é o manual de funcionamento. As suas obrigações contratuais estão nos Termos do Fornecedor.

O QUE VÊ, E QUANDO

A plataforma disponibiliza os dados das famílias por etapas, ajustadas ao que realmente precisa em cada momento:

• Pedido de reserva recebido: o primeiro nome e a idade de cada criança, as sessões e extras pedidos, e a mensagem do responsável. Isso é suficiente para decidir se consegue atender ao pedido.
• Depois de aceitar, enquanto a reserva está ativa: a data de nascimento da criança, além das informações médicas, alimentares, de alergias e de contacto de emergência que o responsável optou por partilhar.
• Depois de a sessão terminar: o seu acesso às informações médicas e de contacto de emergência é encerrado automaticamente. Os nomes e datas de que precisa para os seus registos permanecem na reserva.

Nunca vê: o apelido da criança nas listas, o endereço de email real do responsável, ou qualquer informação do perfil da família para além do que consta numa reserva consigo.

INFORMAÇÃO MÉDICA E DE EMERGÊNCIA — TRATADA COM CUIDADO, E REGISTADA

Cada acesso às informações médicas ou de contacto de emergência de uma criança é registado num registo de auditoria permanente, com o registo de quem o consultou e quando. Isto não é vigilância da sua equipa — é o mecanismo que nos permite dizer aos responsáveis, com honestidade, que os dados de saúde do seu filho só são abertos pelo camp que deles precisa. Também protege a sua equipa: se uma família alguma vez questionar o tratamento dos dados, o registo mostra que a sua equipa acedeu exatamente ao que era necessário para realizar a sessão.

Utilize os sinalizadores médicos do painel e o painel de contacto de emergência durante o período ativo da reserva. Não copie detalhes médicos para as suas próprias folhas de cálculo, emails ou CRM — a informação permanece disponível no seu painel durante todo o tempo em que dela precisar legitimamente.

O CONTACTO COM OS RESPONSÁVEIS PASSA PELO RELAY

O endereço de email que vê numa reserva é um alias de relay da World Camps (termina em @relay.world-camps.org). Este encaminha para a caixa de correio real do responsável enquanto a reserva está ativa, e é o único canal de email de que precisa — anexos e respostas fluem normalmente através dele. As mensagens na aplicação funcionam em conjunto com este canal.

Isto é deliberado: os responsáveis reservam com mais confiança quando sabem que uma reserva nunca os inscreve em listas de correio. A angariação de contacto fora da plataforma viola os Termos do Fornecedor.

RECOLHA DE INFORMAÇÃO JUNTO DAS FAMÍLIAS

Tudo o que precisa antes do camp — detalhes médicos, necessidades alimentares, contactos de emergência, nível de natação — é recolhido na plataforma através da checklist "Necessário antes do camp" da reserva, sob o consentimento registado do responsável. Nunca peça aos responsáveis que lhe enviem formulários médicos ou de consentimento diretamente por email: isso retira dados de categoria especial sobre uma criança do ambiente protegido e registado, e coloca todo o peso da conformidade apenas sobre si.

AS SUAS RESPONSABILIDADES EM RESUMO

• Utilize os dados das famílias apenas para realizar a sessão reservada — sem marketing, sem revenda, sem exportações para as suas próprias ferramentas.
• Limite o acesso ao pessoal que precisa dele, durante a época em que precisa dele.
• Se suspeitar de qualquer incidente de dados que envolva dados da plataforma, avise-nos imediatamente em privacy@world-camps.org para que possamos tratar em conjunto das obrigações de notificação.

Bom saber: este modelo de acesso por etapas existe para que VOCÊ possa dizer aos responsáveis mais hesitantes, com toda a verdade, que o seu camp vê exatamente o que precisa para cuidar do filho deles — nem mais, nem antes, nem por mais tempo do que o necessário. Os camps dizem-nos que isto fecha reservas.