ファミリーデータについて:見える範囲とキャンプ側の責任

ご家族は、わが子に関する機密情報をWorld Campsに託してくださっています。その信頼の一部は、キャンプ側が何を閲覧でき、それをどう扱う義務があるのかを正確に理解していることにあります。この記事は、その運用マニュアルです。契約上の義務についてはProvider Termsをご覧ください。

何が見えるのか、いつ見えるのか

プラットフォームは、各時点で実際に必要な情報だけを段階的に公開します。

• 予約リクエスト受信時：各お子さまの名前（ファーストネーム）と年齢、申し込まれたセッションとオプション、保護者からのメッセージ。これだけあれば、リクエストに対応できるかどうかを判断できます。
• 予約を承認した後、予約が有効な間：お子さまの生年月日、そして保護者が共有を選択した医療・食事制限・アレルギー・緊急連絡先の情報。
• セッション終了後：医療情報および緊急連絡先情報への閲覧権限は自動的に失われます。記録のために必要な氏名や日付は予約情報に残ります。

閲覧できないもの：名簿上のお子さまの姓、保護者の実際のメールアドレス、ご家族のプロフィールのうち、あなたとの予約に記載されている以外の情報。

医療・緊急連絡先情報 — 慎重に扱われ、記録されます

お子さまの医療情報や緊急連絡先情報へのアクセスは、すべて誰がいつ閲覧したかとともに、恒久的な監査ログに記録されます。これは貴キャンプのチームを監視するためのものではなく、「お子さまの健康情報は、それを必要とするキャンプにしか開示されません」と保護者に対して正直にお伝えできる仕組みです。これは貴キャンプを守るものでもあります。万一、ご家族がデータの取り扱いについて疑問を持たれた場合でも、ログが示すのは、セッション運営に必要な範囲だけをチームが閲覧したという事実です。

予約が有効な期間中は、ダッシュボードの医療フラグと緊急連絡先パネルをご利用ください。医療情報を自社のスプレッドシート、メール、CRMにコピーしないでください——正当に必要な期間中は、情報はダッシュボード上で常に利用可能です。

保護者への連絡はリレーを経由します

予約画面に表示されるメールアドレスは、World Campsのリレー用エイリアス（@relay.world-camps.orgで終わります）です。予約が有効な間、保護者本人の受信箱に転送され、これが唯一必要なメールチャネルです——添付ファイルや返信も通常通りやり取りできます。アプリ内メッセージ機能も並行して利用できます。

これは意図的な設計です。保護者は、予約をしてもメーリングリストに登録されることがないと分かっているほうが、安心して予約してくれます。プラットフォーム外での連絡先勧誘は、Provider Terms違反となります。

ご家族からの情報収集について

キャンプ前に必要な情報——医療情報、食事制限、緊急連絡先、水泳レベルなど——はすべて、予約内の「キャンプ前に必要な項目」チェックリストを通じて、保護者が記録した同意のもとでプラットフォーム上で収集してください。医療情報や同意書を直接メールで送るよう保護者に依頼することは絶対にしないでください。それは、お子さまに関する特別カテゴリーのデータを、保護され、記録される環境の外に出してしまうことになり、コンプライアンス上の責任がすべて貴キャンプにのしかかることになります。

貴キャンプの責任（要約）

• ご家族のデータは、問い合わせをしてくださったご家族への対応と、予約されたセッションの運営にのみご利用ください——マーケティングリストへの利用や再販は禁止です。問い合わせ内容をダウンロードした場合は、フォローアップに必要な期間だけファイルを保管し、その後は削除してください。
• アクセス権限は、それを必要とするシーズン中、必要とするスタッフのみに限定してください。
• プラットフォームのデータに関わるインシデントが疑われる場合は、直ちにprivacy@world-camps.orgまでご連絡ください。通知対応を一緒に進めます。

知っておくと役立つこと：この段階的アクセスの仕組みは、迷っている保護者に対して「当キャンプは、お子さまのケアに必要な情報だけを、必要なタイミングで、必要な期間だけ閲覧しています」と、正直にお伝えできるようにするためのものです。この仕組みが予約の決め手になる、という声をキャンプの皆さまからいただいています。