Dati delle famiglie: cosa puoi vedere e le tue responsabilità

Le famiglie si fidano di World Camps affidando informazioni sensibili sui propri figli, e parte di questa fiducia consiste nel sapere esattamente cosa i camp possono vedere e cosa devono farne. Questo articolo è il manuale operativo. I tuoi obblighi contrattuali sono indicati nei Termini per i Provider.

COSA VEDI, E QUANDO

La piattaforma rilascia i dati delle famiglie in fasi, in base a ciò di cui hai effettivamente bisogno in ogni momento:

• Richiesta di prenotazione ricevuta: il nome di ogni bambino e l'età, chi sta facendo la richiesta (la relazione dichiarata dal genitore con il bambino — madre, padre o tutore legale), le sessioni e gli extra richiesti, e il messaggio del genitore. Questo è sufficiente per decidere se puoi accogliere la richiesta.
• Dopo l'accettazione, mentre la prenotazione è attiva: la data di nascita del bambino, oltre alle informazioni mediche, alimentari, sulle allergie e sui contatti di emergenza che il genitore ha scelto di condividere.
• Dopo la fine della sessione: il tuo accesso alle informazioni mediche e ai contatti di emergenza si chiude automaticamente. I nomi e le date di cui hai bisogno per i tuoi registri restano sulla prenotazione.

Non vedi mai: il cognome del bambino negli elenchi, l'indirizzo email reale del genitore, o qualsiasi altra informazione del profilo della famiglia che vada oltre quanto presente in una prenotazione con te.

INFORMAZIONI MEDICHE E DI EMERGENZA — GESTITE CON CURA, E REGISTRATE

Ogni accesso alle informazioni mediche o ai contatti di emergenza di un bambino viene registrato in un log di controllo permanente, con chi lo ha letto e quando. Questo non è un controllo sul tuo team — è il meccanismo che ci permette di dire ai genitori, onestamente, che i dati sanitari del loro bambino vengono aperti solo dal camp che ne ha bisogno. Protegge anche te: se una famiglia dovesse mai avere dubbi sulla gestione dei dati, il log dimostra che il tuo team ha avuto accesso esattamente a ciò che era necessario per gestire la sessione.

Usa i segnali medici della dashboard e il pannello dei contatti di emergenza durante la finestra di prenotazione attiva. Non copiare i dettagli medici nei tuoi fogli di calcolo, email o CRM — le informazioni restano disponibili nella tua dashboard per tutto il tempo in cui ne hai legittimamente bisogno.

IL CONTATTO CON I GENITORI PASSA ATTRAVERSO IL RELAY

L'indirizzo email che vedi su una prenotazione è un alias relay di World Camps (termina in @relay.world-camps.org). Inoltra alla casella di posta reale del genitore finché la prenotazione è attiva, ed è l'unico canale email di cui hai bisogno — allegati e risposte passano normalmente attraverso di esso. La messaggistica in-app funziona insieme ad esso.

Questo è intenzionale: i genitori prenotano più volentieri quando sanno che una prenotazione non li iscrive mai a mailing list. La sollecitazione di contatti al di fuori della piattaforma viola i Termini per i Provider.

RACCOGLIERE INFORMAZIONI DALLE FAMIGLIE

Tutto ciò di cui hai bisogno prima del camp — dettagli medici, esigenze alimentari, contatti di emergenza, livello di nuoto — viene raccolto sulla piattaforma tramite la checklist "Required before camp" della prenotazione, sotto il consenso registrato del genitore. Non chiedere mai ai genitori di inviarti via email moduli medici o di consenso direttamente: ciò porterebbe dati di categoria speciale su un bambino fuori dall'ambiente protetto e registrato, e farebbe ricadere l'onere della conformità solo su di te.

LE TUE RESPONSABILITÀ IN BREVE

• Usa i dati delle famiglie solo per rispondere alle famiglie che ti hanno scritto e per gestire la sessione prenotata — nessuna lista di marketing, nessuna rivendita. Se scarichi le tue richieste (enquiry), conserva il file solo per il tempo necessario a dare seguito, e poi eliminalo.
• Limita l'accesso al personale che ne ha bisogno, durante la stagione in cui ne ha bisogno.
• Se sospetti un incidente relativo ai dati della piattaforma, avvisaci immediatamente all'indirizzo privacy@world-camps.org così da poter gestire insieme gli obblighi di notifica.

Buono a sapersi: questo modello di accesso graduale esiste perché TU possa dire ai genitori esitanti, in tutta verità, che il tuo camp vede esattamente ciò di cui ha bisogno per prendersi cura del loro bambino — niente di più, non prima del necessario, non più a lungo del necessario. I camp ci dicono che questo aiuta a chiudere le prenotazioni.