Dati delle famiglie: cosa puoi vedere e le tue responsabilità

Le famiglie si fidano di World Camps con informazioni sensibili sui propri figli, e parte di questa fiducia consiste nel sapere esattamente cosa i camp possono vedere e cosa devono fare con queste informazioni. Questo articolo è il manuale operativo. I tuoi obblighi contrattuali sono indicati nei Provider Terms.

COSA VEDI E QUANDO

La piattaforma rilascia i dati delle famiglie in fasi, in linea con ciò di cui hai effettivamente bisogno in ogni momento:

• Richiesta di prenotazione ricevuta: nome di ciascun bambino e la sua età, le sessioni e gli extra richiesti, e il messaggio del genitore. Questo è sufficiente per decidere se puoi soddisfare la richiesta.
• Dopo l'accettazione, mentre la prenotazione è attiva: la data di nascita del bambino, oltre alle informazioni mediche, alimentari, sulle allergie e sui contatti di emergenza che il genitore ha scelto di condividere.
• Dopo la fine della sessione: il tuo accesso alle informazioni mediche e ai contatti di emergenza si chiude automaticamente. I nomi e le date che ti servono per i tuoi archivi restano associati alla prenotazione.

Non vedrai mai: il cognome del bambino negli elenchi, il vero indirizzo email del genitore, o qualsiasi altra informazione del profilo della famiglia che vada oltre quanto presente in una prenotazione con te.

INFORMAZIONI MEDICHE E DI EMERGENZA — GESTITE CON CURA E REGISTRATE

Ogni accesso alle informazioni mediche o di emergenza di un bambino viene registrato in un log di audit permanente, con l'indicazione di chi lo ha consultato e quando. Questo non è un controllo sul tuo team: è il meccanismo che ci permette di garantire onestamente ai genitori che i dati sanitari del loro bambino vengono consultati solo dal camp che ne ha bisogno. Protegge anche te: se una famiglia dovesse mai avere dubbi sulla gestione dei dati, il log dimostra che il tuo team ha consultato esattamente ciò che era necessario per gestire la sessione.

Usa i contrassegni medici della dashboard e il pannello dei contatti di emergenza durante il periodo di prenotazione attiva. Non copiare i dettagli medici nei tuoi foglio di calcolo, email o CRM: le informazioni restano disponibili nella tua dashboard per tutto il tempo in cui ne hai legittimamente bisogno.

I CONTATTI CON I GENITORI PASSANO ATTRAVERSO IL RELAY

L'indirizzo email che vedi in una prenotazione è un alias relay di World Camps (termina con @relay.world-camps.org). Reindirizza alla casella di posta reale del genitore mentre la prenotazione è attiva, ed è l'unico canale email di cui hai bisogno — allegati e risposte passano normalmente attraverso di esso. La messaggistica in-app funziona insieme a questo canale.

Si tratta di una scelta deliberata: i genitori prenotano più volentieri quando sanno che una prenotazione non li iscrive mai a mailing list. Sollecitare contatti fuori dalla piattaforma viola i Provider Terms.

RACCOGLIERE INFORMAZIONI DALLE FAMIGLIE

Tutto ciò che ti serve prima del camp — dettagli medici, esigenze alimentari, contatti di emergenza, livello di nuoto — viene raccolto sulla piattaforma tramite la checklist "Required before camp" della prenotazione, sotto il consenso registrato del genitore. Non chiedere mai ai genitori di inviarti via email moduli medici o di consenso direttamente: questo porta dati di categoria speciale su un bambino fuori dall'ambiente protetto e registrato, e fa gravare l'onere di conformità solo su di te.

LE TUE RESPONSABILITÀ IN BREVE

• Usa i dati delle famiglie solo per gestire la sessione prenotata — niente marketing, niente rivendita, nessuna esportazione nei tuoi strumenti.
• Limita l'accesso allo staff che ne ha bisogno, durante la stagione in cui ne ha bisogno.
• Se sospetti un incidente relativo ai dati della piattaforma, informaci immediatamente all'indirizzo privacy@world-camps.org così possiamo gestire insieme gli obblighi di notifica.

Buono a sapersi: questo modello di accesso graduale esiste affinché TU possa dire con sincerità ai genitori più titubanti che il tuo camp vede esattamente ciò di cui ha bisogno per prendersi cura del loro bambino — niente di più, non prima del necessario, non più a lungo del necessario. I camp ci dicono che questo aiuta a concludere le prenotazioni.