Datos familiares: qué puedes ver y cuáles son tus responsabilidades

Las familias confían a World Camps información sensible sobre sus hijos, y parte de esa confianza consiste en saber exactamente qué pueden ver los campamentos y qué deben hacer con ella. Este artículo es el manual de funcionamiento. Tus obligaciones contractuales están en las Condiciones del Proveedor.

QUÉ VES, Y CUÁNDO

La plataforma libera los datos de las familias por etapas, ajustadas a lo que realmente necesitas en cada momento:

• Solicitud de reserva recibida: el nombre de pila y la edad de cada niño, quién realiza la solicitud (la relación declarada por el padre o madre con el niño — madre, padre o tutor legal), las sesiones y extras solicitados, y el mensaje del padre o madre. Eso es suficiente para decidir si puedes atender la solicitud.
• Tras aceptarla, mientras la reserva está activa: la fecha de nacimiento del niño, además de la información médica, dietética, de alergias y de contacto de emergencia que el padre o madre haya decidido compartir.
• Después de que finalice la sesión: tu acceso a la información médica y de contacto de emergencia se cierra automáticamente. Los nombres y las fechas que necesites para tus registros permanecen en la reserva.

Nunca ves: el apellido del niño en los listados, la dirección de correo electrónico real del padre o madre, ni nada del perfil de la familia que no esté en una reserva contigo.

INFORMACIÓN MÉDICA Y DE EMERGENCIA — TRATADA CON CUIDADO, Y REGISTRADA

Cada acceso a la información médica o de contacto de emergencia de un niño queda registrado en un historial de auditoría permanente, con quién la consultó y cuándo. Esto no es una vigilancia de tu equipo — es el mecanismo que nos permite decir a los padres, con honestidad, que los datos de salud de su hijo solo los abre el campamento que los necesita. También te protege a ti: si alguna vez una familia cuestiona el manejo de los datos, el historial muestra que tu equipo accedió exactamente a lo que requería la sesión.

Usa los indicadores médicos del panel y el panel de contacto de emergencia durante el periodo de reserva activa. No copies los detalles médicos en tus propias hojas de cálculo, correos electrónicos o CRM — la información permanece disponible en tu panel durante todo el tiempo que la necesites legítimamente.

EL CONTACTO CON LOS PADRES PASA POR EL RELÉ

La dirección de correo electrónico que ves en una reserva es un alias de reenvío de World Camps (termina en @relay.world-camps.org). Reenvía al buzón real del padre o madre mientras la reserva está activa, y es el único canal de correo que necesitas — los archivos adjuntos y las respuestas fluyen por él con normalidad. La mensajería dentro de la aplicación funciona junto a él.

Esto es intencionado: los padres reservan con más facilidad cuando saben que una reserva nunca los suscribe a listas de correo. La captación de contacto fuera de la plataforma incumple las Condiciones del Proveedor.

RECOPILAR INFORMACIÓN DE LAS FAMILIAS

Todo lo que necesitas antes del campamento — detalles médicos, necesidades dietéticas, contactos de emergencia, nivel de natación — se recopila dentro de la plataforma mediante la lista «Required before camp» de la reserva, bajo el consentimiento registrado del padre o madre. Nunca pidas a los padres que te envíen por correo electrónico formularios médicos o de consentimiento directamente: eso saca datos de categoría especial sobre un niño del entorno protegido y registrado, y hace recaer la carga de cumplimiento únicamente sobre ti.

TUS RESPONSABILIDADES EN RESUMEN

• Usa los datos de las familias solo para responder a quienes te han escrito y para llevar a cabo la sesión reservada — nada de listas de marketing, nada de reventa. Si descargas tus consultas, conserva el archivo solo el tiempo que necesites para dar seguimiento, y elimínalo después.
• Limita el acceso al personal que lo necesite, durante la temporada en que lo necesite.
• Si sospechas de algún incidente de datos que afecte a información de la plataforma, avísanos de inmediato a privacy@world-camps.org para que podamos gestionar juntos las obligaciones de notificación.

Bueno saberlo: este modelo de acceso por etapas existe para que TÚ puedas decir a los padres indecisos, con total sinceridad, que tu campamento ve exactamente lo que necesita para cuidar de su hijo — ni más, ni antes, ni durante más tiempo. Los campamentos nos cuentan que esto cierra reservas.