Datos familiares: qué puedes ver y cuáles son tus responsabilidades

Las familias confían en World Camps información sensible sobre sus hijos, y parte de esa confianza consiste en saber exactamente qué pueden ver los campamentos y qué deben hacer con esa información. Este artículo es el manual de funcionamiento. Tus obligaciones contractuales están en los Términos para Proveedores.

QUÉ VES, Y CUÁNDO

La plataforma libera los datos familiares por etapas, ajustadas a lo que realmente necesitas en cada momento:

• Solicitud de reserva recibida: el nombre de pila y la edad de cada niño, las sesiones y extras solicitados, y el mensaje del padre o madre. Eso es suficiente para decidir si puedes atender la solicitud.
• Después de aceptar, mientras la reserva está activa: la fecha de nacimiento del niño, además de la información médica, dietética, de alergias y de contacto de emergencia que el padre o madre haya decidido compartir.
• Después de que termina la sesión: tu acceso a la información médica y de contacto de emergencia se cierra automáticamente. Los nombres y las fechas que necesites para tus registros permanecen en la reserva.

Nunca ves: el apellido del niño en las listas, la dirección de correo electrónico real del padre o madre, ni nada del perfil de la familia más allá de lo que figura en una reserva contigo.

INFORMACIÓN MÉDICA Y DE EMERGENCIA: TRATADA CON CUIDADO, Y REGISTRADA

Cada acceso a la información médica o de contacto de emergencia de un niño queda registrado en un registro de auditoría permanente, con quién la consultó y cuándo. Esto no es una vigilancia de tu equipo: es el mecanismo que nos permite decir a los padres, con honestidad, que los datos de salud de su hijo solo se abren cuando el campamento que los necesita lo hace. También te protege a ti: si alguna vez una familia cuestiona el manejo de los datos, el registro demuestra que tu equipo accedió exactamente a lo que era necesario para llevar a cabo la sesión.

Usa los indicadores médicos del panel y el panel de contacto de emergencia durante el periodo activo de la reserva. No copies los datos médicos en tus propias hojas de cálculo, correos electrónicos o CRM: la información permanece disponible en tu panel durante todo el tiempo que legítimamente la necesites.

EL CONTACTO CON LOS PADRES PASA POR EL RELÉ

La dirección de correo electrónico que ves en una reserva es un alias de relé de World Camps (termina en @relay.world-camps.org). Reenvía los mensajes a la bandeja de entrada real del padre o madre mientras la reserva está activa, y es el único canal de correo que necesitas: los archivos adjuntos y las respuestas funcionan con normalidad a través de él. La mensajería dentro de la aplicación funciona junto con este canal.

Esto es intencionado: los padres reservan con más confianza cuando saben que una reserva nunca los suscribe a listas de correo. Solicitar contacto fuera de la plataforma incumple los Términos para Proveedores.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS FAMILIAS

Todo lo que necesitas antes del campamento —datos médicos, necesidades dietéticas, contactos de emergencia, nivel de natación— se recopila dentro de la plataforma mediante la lista de comprobación «Necesario antes del campamento» de la reserva, bajo el consentimiento registrado del padre o madre. Nunca pidas a los padres que te envíen por correo electrónico formularios médicos o de consentimiento directamente: eso saca datos de categoría especial sobre un niño del entorno protegido y registrado, y hace recaer toda la carga de cumplimiento normativo únicamente sobre ti.

TUS RESPONSABILIDADES EN RESUMEN

• Usa los datos familiares únicamente para llevar a cabo la sesión reservada: nada de marketing, reventa ni exportaciones a tus propias herramientas.
• Limita el acceso al personal que lo necesite, durante la temporada en que lo necesite.
• Si sospechas de algún incidente de datos relacionado con la plataforma, avísanos de inmediato a privacy@world-camps.org para que podamos gestionar juntos las obligaciones de notificación.

Bueno saberlo: este modelo de acceso por etapas existe para que TÚ puedas decirles a los padres indecisos, con total sinceridad, que tu campamento ve exactamente lo que necesita para cuidar de su hijo, ni más, ni antes, ni por más tiempo. Los campamentos nos cuentan que esto cierra reservas.