Datos familiares: qué puedes ver y cuáles son tus responsabilidades

Las familias confían en World Camps datos sensibles sobre sus hijos, y parte de esa confianza consiste en saber exactamente qué pueden ver los campamentos y qué deben hacer con esa información. Este artículo es el manual operativo. Tus obligaciones contractuales están en las Condiciones para Proveedores.

QUÉ VES, Y CUÁNDO

La plataforma libera los datos de las familias por etapas, ajustados a lo que realmente necesitas en cada momento:

• Solicitud de reserva recibida: el nombre de pila y la edad de cada niño o niña, las sesiones y extras solicitados, y el mensaje del padre o madre. Eso es suficiente para decidir si puedes atender la solicitud.
• Tras aceptar, mientras la reserva está activa: la fecha de nacimiento del niño o niña, además de la información médica, dietética, de alergias y de contacto de emergencia que el padre o madre haya decidido compartir.
• Después de que termine la sesión: tu acceso a la información médica y de contacto de emergencia se cierra automáticamente. Los nombres y fechas que necesites para tus registros permanecen en la reserva.

Nunca ves: el apellido del niño o niña en los listados, la dirección de correo electrónico real del padre o madre, ni nada del perfil de la familia que no esté en una reserva contigo.

INFORMACIÓN MÉDICA Y DE EMERGENCIA: TRATADA CON CUIDADO, Y REGISTRADA

Cada acceso a la información médica o de contacto de emergencia de un niño o niña queda registrado en un registro de auditoría permanente, con quién la consultó y cuándo. Esto no es una vigilancia de tu equipo: es el mecanismo que nos permite decir a los padres y madres, con sinceridad, que los datos de salud de su hijo o hija solo los abre el campamento que los necesita. También te protege a ti: si una familia pone en duda alguna vez el tratamiento de sus datos, el registro muestra que tu equipo accedió exactamente a lo necesario para llevar a cabo la sesión.

Utiliza los indicadores médicos del panel y el panel de contacto de emergencia durante la ventana de la reserva activa. No copies los datos médicos en tus propias hojas de cálculo, correos electrónicos o CRM: la información permanece disponible en tu panel durante todo el tiempo que la necesites legítimamente.

EL CONTACTO CON LOS PADRES PASA POR EL REENVÍO

La dirección de correo electrónico que ves en una reserva es un alias de reenvío de World Camps (termina en @relay.world-camps.org). Reenvía al buzón real del padre o madre mientras la reserva está activa, y es el único canal de correo que necesitas: los archivos adjuntos y las respuestas fluyen por él con normalidad. La mensajería dentro de la aplicación funciona junto con este canal.

Esto es intencional: los padres y madres reservan con más confianza cuando saben que una reserva nunca los suscribe a listas de correo. Solicitar contacto fuera de la plataforma incumple las Condiciones para Proveedores.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS FAMILIAS

Todo lo que necesitas antes del campamento —datos médicos, necesidades dietéticas, contactos de emergencia, nivel de natación— se recopila dentro de la plataforma mediante la lista "Required before camp" de la reserva, con el consentimiento registrado del padre o madre. Nunca pidas a los padres y madres que te envíen formularios médicos o de consentimiento por correo electrónico directamente: eso saca datos de categoría especial sobre un niño o niña fuera del entorno protegido y registrado, y hace recaer todo el peso del cumplimiento normativo sobre ti.

TUS RESPONSABILIDADES EN RESUMEN

• Usa los datos de las familias solo para responder a quienes te han escrito y para llevar a cabo la sesión reservada: nada de listas de marketing ni de reventa. Si descargas tus consultas (enquiries), conserva el archivo solo el tiempo que necesites para hacer el seguimiento, y luego elimínalo.
• Limita el acceso al personal que lo necesite, durante la temporada en que lo necesite.
• Si sospechas de algún incidente de datos relacionado con la plataforma, avísanos de inmediato a privacy@world-camps.org para que podamos gestionar juntos las obligaciones de notificación.

Dato útil: este modelo de acceso por etapas existe para que TÚ puedas decir a los padres y madres dudosos, con total sinceridad, que tu campamento ve exactamente lo que necesita para cuidar de su hijo o hija: ni más, ni antes de tiempo, ni más tiempo del necesario. Los campamentos nos cuentan que esto ayuda a cerrar reservas.